Privacybeleid Gemeenschappelijke Regeling Peelgemeenten

Gemeenschappelijke Regeling Peelgemeenten (GR Peelgemeenten) is een samenwerkingsverband van de gemeenten Asten, Deurne, Gemert-Bakel, Laarbeek, Someren. GR Peelgemeenten werkt met (persoons)gegevens van burgers, medewerkers en (keten)partners. Deze gegevens verzamelt GR Peelgemeenten om de wettelijke taken in het sociaal domein goed uit te kunnen voeren. In deze privacyverklaring laat Gemeenschappelijke Regeling Peelgemeenten zien op welke manier zij dagelijks omgaat met persoonsgegevens en privacy en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is.

Nieuwe technologische ontwikkelingen, innovatieve voorzieningen, globalisering en een digitaliserende overheid maakt het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens steeds complexer en noodzakelijker. GR Peelgemeenten is zich hiervan bewust en wil daarom met deze privacyverklaring aangeven hoe zij in algemene zin invulling geeft aan nationale en Europese wet- en regelgeving op het gebied van privacy.

U heeft er recht op dat GR Peelgemeenten zorgvuldig en vertrouwelijk met uw persoonsgegevens omgaat. GR Peelgemeenten is zich hiervan bewust en zorgt voor passende waarborgen op het gebied van privacy, informatiebeveiliging, dataminimalisatie, transparantie en gebruikerscontrole.

1. Wetgeving en definities

Er zijn veel wetten, besluiten en regelingen die de verwerking van persoonsgegevens regelen. Voor GR Peelgemeenten zijn dit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG) en domeinspecifieke wetten zoals de Wmo 2015, Jeugdwet, Wet gemeentelijke schuldhulpverlening, participatiewet, Wet basisregistratie personen en de Archiefwet.

De AVG zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacy rechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties. De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (Artikel 4, AVG):

Betrokkene

De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.

Verwerker

De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.

Persoonsgegevens

Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens die zo privacygevoelig zijn dat het grote impact op iemand kan hebben als deze gegevens worden verwerkt. Daarom krijgen bijzondere persoonsgegevens extra bescherming in de AVG. Er gelden zeer strenge voorwaarden voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens.

Verwerkingsverantwoordelijke

Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Verwerking: Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.

2. Uitgangspunten

GR Peelgemeenten gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteert de privacy van betrokkenen. GR Peelgemeenten houdt zich hierbij aan de volgende uitgangspunten:

Rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie

Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.

Grondslag en doelbinding

GR Peelgemeenten zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Dit houdt in dat Peelgemeenten geen gegevens mag verzamelen zonder een precieze doelomschrijving. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtmatige grondslag verwerkt.

Dataminimalisatie

GR Peelgemeenten verwerkt alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. GR Peelgemeenten streeft naar minimale gegevensverwerking.

Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om de gemeentelijke taken goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven.

Integriteit en vertrouwelijkheid

GR Peelgemeenten gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht en voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgt GR Peelgemeenten voor passende beveiliging van persoonsgegevens. Deze beveiliging is vastgelegd in het informatiebeveiligingsbeleid.

Delen met derden

In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van gegevensverwerking van persoonsgegevens, maakt GR Peelgemeenten afspraken over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet.

Integrale hulpverlening

Regelmatig komt het voor dat sprake is van complexe of meervoudige problematiek. In die situaties zijn verschillende professionals betrokken bij problemen van een individuele burger en/of gezin. In die situatie is het in het belang van de burger en/of het gezin dat problemen en oplossingen integraal worden benaderd en geanalyseerd. Binnen de wettelijke kaders wordt maximaal ruimte gezocht om samen te werken zodat passende integrale oplossingen worden gezocht voor de burger en/of het gezin.

Subsidiariteit

Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de betrokken burger zoveel mogelijk beperkt.

Proportionaliteit

De inbreuk op de belangen van de betrokkene mag niet onevenredig zijn in verhouding tot het doel van de verwerking.

Rechten van betrokkenen

GR Peelgemeenten neemt alle verzoeken van betrokkenen omtrent rechten met betrekking tot privacy conform wet- en regelgeving in behandeling.

3. Verantwoordelijke

De bestuursorganen van GR Peelgemeenten zijn verantwoordelijken voor de verwerkingen die door of namens GR Peelgemeenten worden uitgevoerd. De bestuursorganen van GR Peelgemeenten zijn de voorzitter, het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur.

4. Reikwijdte

Peelgemeenten verzamelt en gebruikt persoonsgegevens van inwoners, leveranciers en medewerkers en andere natuurlijke personen (hierna te noemen: betrokkenen).

Dit privacybeleid is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door of namens Peelgemeenten, waaronder:

1. De verwerking van persoonsgegevens binnen de bedrijfsprocessen van Peelgemeenten;
2. De verwerking van persoonsgegevens die is uitbesteed, of op een andere manier is georganiseerd;
3. De gegevensuitwisseling met derde partijen zoals bij samenwerkingsverbanden of leveranciers

5. Verwerkingen (Artikel 4, AVG)

De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van bewerkingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:

• Verzamelen, vastleggen en ordenen
• Structureren, opslaan, bijwerken en wijzigen
• Opvragen, raadplegen, gebruiken
• Verstrekken door middel van doorzending
• Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen
• Samenbrengen, met elkaar in verband brengen
• Afschermen, wissen of vernietigen van gegevens

Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.

Doeleinden (Artikel 5, AVG)

Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen in beginsel niet voor andere doelen verwerkt worden, uitzonderingen hierop zijn mogelijk zoals met toestemming van betrokkenen. Voor de uitvoering van sommige wetten, zoals bijvoorbeeld de Jeugdwet, zijn de doelen voor het verwerken in de wet al vastgelegd, net als de persoonsgegevens die gevraagd en verwerkt mogen worden.

Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)

De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:

• Om een verplichting na te komen die in de wet staat
• Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel was
• Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden
• Voor de goede vervulling van de gemeentelijke taak
• Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking

Wijze van verwerking

De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt. In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen of minder (belastende) persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden.

GR Peelgemeenten zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt GR Peelgemeenten alle persoonsgegevens. Dit voorkomt dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe GR Peelgemeenten dit doet staat in het informatiebeveiligingsbeleid van GR Peelgemeenten.

Doorgifte (Artikel 44 t/m 50, AVG)

GR Peelgemeenten geeft geen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

6. Transparantie en communicatie

Wet Open Overheid (Woo)

Via de Woo kun je een verzoek om informatie indienen bij GR Peelgemeenten. Bij het verzoek bekijkt GR Peelgemeenten altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

Wet hergebruik van overheidsinformatie (Who)

De Wet hergebruik van overheidsinformatie regelt het op verzoek verstrekken van overheidsinformatie voor hergebruik. Bij het verzoek bekijkt GR Peelgemeenten altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

Informatieplicht (Artikel 13,14, AVG)

GR Peelgemeenten informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan GR Peelgemeenten geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop GR Peelgemeenten met persoonsgegevens om zal gaan. De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij/zij al weet dat wij persoonsgegevens van hem/haar verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt.

Verwijdering

GR Peelgemeenten bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van haar taken. Hierbij houdt de organisatie zich aan vastgestelde bewaartermijnen van de Archiefwet. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.

Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 22, AVG)

De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Dat zijn de rechten van betrokkenen en bestaan uit de volgende rechten:

• Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om vooraf geïnformeerd te worden of aan GR Peelgemeenten te vragen of diens  persoonsgegevens worden verwerkt.
• Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, diens gegevens worden verwerkt.
• Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij GR Peelgemeenten om dit te corrigeren.
• Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan GR Peelgemeenten te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
• Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.
• Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van diens persoonsgegevens. GR Peelgemeenten zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.
• Recht op menselijke blik: Mensen hebben recht op een menselijke blik bij besluiten. Dit betekent dat mensen een nieuw, door een persoon genomen besluit kunnen vragen als zij een geautomatiseerd besluit van een organisatie hebben ontvangen. Peelgemeenten maakt geen besluiten over mensen op basis van automatisch verwerkte gegevens.
• Recht op dataportabiliteit: het recht op overdraagbaarheid van gegevens.

Indienen van verzoek

Om gebruik te maken van deze rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via e-mail ingediend worden (privacy@peelgemeenten.nl). GR Peelgemeenten heeft één maand de tijd, vanaf ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen één maand zal GR Peelgemeenten laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren.

Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij het dagelijks bestuur van GR Peelgemeenten, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan GR Peelgemeenten aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.

7. Geautomatiseerde verwerkingen

Profilering (Artikel 22, AVG)

GR Peelgemeenten maakt geen gebruik van profilering. Mocht dit in de toekomst wel een keuze zijn, dan zal dit volgens de wettelijke richtlijnen gebeuren.

Big data en tracking

GR Peelgemeenten maakt geen gebruik van Big data en tracking. Mocht dit in de toekomst wel een keuze zijn dan zal dit volgens de wettelijke richtlijnen gebeuren

8. Plichten van GR Peelgemeenten

Register van verwerkingen (Artikel 30, AVG)

GR Peelgemeenten is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan GR Peelgemeenten de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:

• De  verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke;
• De doelen van de verwerking;
• Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij behorende betrokkenen;
• Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;
• Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie;
• De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist;
• Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Artikel 35, AVG)

Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. GR Peelgemeenten voert deze uit wanneer verwerkingen een hoog privacyrisico opleveren.

Aanstellen van een Functionaris voor gegevensbescherming (FG) (Artikel 37 t/m 39, AVG)

GR Peelgemeenten heeft een FG aangesteld. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de functionaris zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren en optreden als contactpersoon van het AP. Het is niet de bedoeling dat de functionaris de taken op het gebied van bescherming van de privacy van medewerkers overneemt. Medewerkers hebben hun eigen verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens. De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en de gemeentelijke richtlijnen op het gebied van privacy.

Datalekken (Artikel 33,34, AVG)

We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer een datalek heeft plaatsgevonden meldt GR Peelgemeenten dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt GR Peelgemeenten dit aan de betrokkene(n) in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.

Afsluiting

Als GR Peelgemeenten een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen. Deze zal via de klachtenregeling van GR Peelgemeenten worden behandeld.

Voor vragen over privacy of over deze verklaring kunt u contact opnemen met het privacy team van GR Peelgemeenten door een e-mail te sturen naar: privacy@Peelgemeenten.nl.